ストレスの無い仕事フローを目指す (前編)

仕事をかわったりすると、職場の環境が変わるのは当然として、仕事関連の知識やノウハウなどを一度リセットする必要があります。ノウハウが無い、という状況を簡単に整理すると、こんな感じ?

  • どんな情報が、どこに存在するのか分からない
  • ゴールにたどり着くための、するべきことが分からない
  • 次の行動として、何が必要かわからない
  • 完了した仕事を、どのように共有していいかわからない

このようなノウハウが形式化されてなく、属人的に蓄積されている場合は、色々な人に聞いたり、一緒に仕事をすることで徐々に身に付けていくことになるのだと思います。ただ、忙しい職場だと、いきなり圧倒的な量のタスクが積み上がっているのも、よくあること。
ここでいきなり結論ですが、以下の図のような仕事フローを作ってみました。

work flow map

このフローをまとめたのは、新しい職場で一ヶ月半ぐらいたって、とにかく大量の仕事があるのか分かってきたころ。「やることが大量にあるのは分かったけど、どれから手をつければいいのか?」「まだまだ他にも、やることがあるような気がする」「しかも、なんだか前提条件が変わりまくり」、というような状況で、「何となく不安な気分」が週末にまで進出してきそう。これではいかん!とちょっと前に読んだGetting Things Doneメソッドを試してみることに。

GTDによれば、つまりは以下のような状況だった訳ですね。

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity [ 日本語版 ]

なぜ、気に掛かるのか

何かが「心に引っ掛かる」のは、殆どの場合、それを現状とは違った状態にしたいのに、それがまだできていないからです。

  • 意図した結果が何なのかを、正確には明らかにしていない
  • 次に実際にどんな行動をとればいいか、決まっていない。そして/あるいは、
  • あなたが信頼しているシステムに必要な、結果と行動を思い出させるものを置いていない

以上の理由のために、それが気に掛かるのです。それらが明確になり、決定がなされ、そして、あなたがそれについて頻繁に考えられる信頼のおけるシステムに必要なデータが蓄えられるまでは、あなたの脳は休めないのです。自分以外のものは騙すことはできても、自分の気持ちに嘘はつけません。あなたが必要な結論に達したかどうか、あなたの頭と心は知っているのです。また、導き出される結果と行動を思い出させてくれるものが、あなたの意識の中の、適切にそれを思い出すことができる確かな場所に保管されたかどうかもわかっているのです。もし、あなたが以上の手続きをしなければ、あなたの頭は時間外労働を止めません。

たとえ、あなたがある問題を解決しようとして、次なるステップをとろうと決意しても、あなたが間違いなく調べるであろう場所に、それを思い出させるものを書き留めるまでは。そして、書かないならば、あなたの頭はそれを手放しません。そして、その気掛かりは、通常、次のステップをとってくれと、あなたにプレッシャーをかけ続けるでしょう。このプレッシャーがストレスになるのです。

p. 32

  • 日々、刻々と意識をより高いレベルに集中しようとしても、雑音があまりに多すぎる
  • 個人用の整理システムが不十分だと、うまく管理できそうにない、さらに大きなプロジェクトや目標に取りかかる際、意識下で大きな抵抗が生まれる。そのため、さらに多くの雑音とストレスを生じることさえある
  • 実際問題として、より高いレベルと価値が明らかになると、今度は自分の設定する基準値も高くなり、もっと変化をする必要を感じる。それでなくても、しなくてはならないことがあまりにも多すぎて、それらに対してネガティブな感情を抱いているのにである。それに、そもそも、そららのリストに掲げられた仕事の大部分を創り出したのは何か?それは、自分の価値観である!
p. 24

仕事フロー活用の詳細は「ストレス無し仕事フローのためのWEBツール(後編)」で