ストレス無し仕事フローのためのWEBツール(後編)

ストレスの無い仕事フローを目指す (前編)」より続く

work flow map

GTDを応用した仕事フローを実行するにあたって、まず心がけたのはこんなポイント。

  • メールの受信トレイにメールを残さない。Act-Onプラグインを使って振り分ける
  • メールでやり取りした情報などは、すべてWikiにあげる。「あのメールはどこだったかな。。。」というような検索は一切しないようにする
  • 議事録もすべてWikiにあげる
  • ワードやパワーポイントなど、WEB上で見れないフォーマットで資料を作成しない。Wikiか社内ブログに書く。やむ終えない場合は、ファイルをWikiにアップ。
  • 文章や資料をメールで送付する場合は、Wiki上でまとめてURLをメール送信
  • Wikiでの文章フォーマットを統一する
  • Wikiである程度、情報がまとまったら、メーリングリストに告知して、社内ブログに更新情報を書く

ひとまずこれぐらいを心がけると、自分一人だけでWikiを更新していても、かなりの情報が集約されるようになります。そして、自分の情報をWikiに集約することで、「なにかが気に掛かるストレス(前エントリー参照)」が劇的に低下。使用前、使用後でストレス80%減ぐらい。
仕事フローの図で、「すべてを忘れて週末を楽しむ!」と書いてある部分は、ただ単に遊ぶというよりも、漠然とした不安から解放されることが重要。自分のブログを更新したり、興味のある技術を調べて実装してみたり、未来のための時間を心置きなく持つことでしょうか。

Wikiを記述する方法も、「どうやって書こうかな?」と迷わないように、雛形を作成。GTDメソッドを流用して、こんな感じの雛形を使っています。

TaskGroupページの雛形

Wikiの自分のプロジェクトトップページから、このTaskGroupの各ページにリンクをはって、アップデート状態を日付で記述。TaskGroupは、必要になったら随時つくったり、廃止したり、柔軟に管理。

「情報共有のためにWikiを書きましょう」といっても、なかなかグループ内で広がりにくいものですが、単純に自分がスッキリするという効果をまずは実感。GTDメソッドでいうとこのあたりでしょうか。

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity [ 日本語版 ]

知識労働をリラックスしながらコントロールする術をマスターするために、私が教えている核となるプロセスは、仕事の流れを管理するための5つの段階からなるメソッドです。環境がどうであれ、仕事を処理するときに通過しなければならない5つの独立した段階があります。それは、

  • 私たちの注意を引くものを集める、
  • それらの意味、およびそれらについてすべきことを検討する。そして
  • その結果をすべて整理する。そして、それを、
  • 私たちの選択肢として再検討する。そして、
  • 選択する。
p.43

成功のためにきわめて重要な、週一回の再確認

潜在的に行動を必要とするものは、それが何であれ頻繁に見直し、あなたの頭がそれをいつも思い出そうとしたり、忘れないでおこうとしたりして労力を使わないようにする必要があります。あなたが瞬間、瞬間に、行動に関して下す、素早い直感的な判断に自信を持つためには、もう少し高いレベルで、絶えず検証する必要があります。数千人を相手にしてきた私の経験では、毎週一回見直すことで、成功のためのきわめて重要な行動がとれます。

あなたの開ループ(すなわち、プロジェクト)、進行中のプロジェクト・プラン、「次の行動」「備忘録」「待つ」さらには「いつか/もしかしたら」リストは、すべて週に一回は再検討すべきです。そうすることで、あなたの脳は確実にすっきりし、過去数日間の、ゆるんだより糸が集められ、処理され、整理される機会が得られます。

もしあなたが大抵の人と同じなら、2、3日、作業に没頭しているうちに、物事がコントロールしにくくなっていることに気づいたことがあると思います。それは予想できることです。あまりに多くの仕事を抱え込んで気を散らしたくないでしょうが、自信を持って「頂上に達する」という贅沢を味あうには、物事をいつもすっきりさせておく必要があります。そのためには週に一回は「掃除」すべきです。

週一回の再検討のときには、以下のことをしましょう。

  • 「物」をすべて集め、検討・処理する
  • システムを再検討する
  • リストを最新のものにする
  • きれいに、すっきりと、そして現時点での最高の状態にする
p.72

この仕事フローで慣れてくると、他にも色々と新しいボトルネックが見えてきます。そのなかでも結構大きいのは、ワードやパワーポイントなどのファイルを、メールでやりとりしながら作業すること。

messed doc

作業が進んでくると、最新のファイルは何? hoge.doc ? hoge2_0701.doc ? hoge2_0705_C.doc ?というような感じで、訳が分からなくことは、誰もが経験しているのでは。特にファイルを最初に作成した、Aさんには資料作成に加えて、アップデート編集という追加作業がかなり発生。あと、ファイルを相手に送って、相手の作業がおわるまで作業待ちが発生してしまうのも、時間のむだに。

wiki and blog

ブログとWikiの長所を組み合わせることで、ネットワーク上に知識が集約されていく感じですね。あと、ちょっと気になったときに、普段使っていないPCからでも情報アクセスできことも重要。「気になったら」すぐにスッキリできることがストレス防止には重要なわけで。

その他、Wikiを使う注意点としては、違う種類のWikiを2種類など使わないようにすること。実は社内にPukiWikiKwikiKwikiの2種類があったのですが、この二つはWiki記述文法が違うので、Wikiを書く文法を二種類覚えなければいけなくて、効率がめちゃくちゃ悪いのです。
今後は、プラグインをインストールすると、Wikiの内容をS5: A Simple Standards-Based Slide Show Systemに書き出してくれるSpork::S5 - S5 Slide Presentations (Only Really Spork)もあるそうな、Kwikiに集約する方向ですが。パワーポイントも使う必要が無くなったりしたら理想的。

Wikiの他にも、Free Mindな方最近マインドマッパーになった方からお誘いをいただいてるようで、まだまだ探求は続きます。

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity [ 日本語版 ]

自然に計画するためのモデル

あなたはすでに、世界で最も優秀で、クリエイティブなプランナーと親しくしています。そう、あなたの脳と。実は、あなた自身が「計画マシーン」なのです。服を着るとき、ランチを食べるとき、お店にいくとき、おしゃべりをするとき、いつも計画を立てているのです。このプロセスはいくらか場当たり的なように思われるかもしれませんが、実は、あなたが行動を起こすためには、脳はいくつもの階段を上らなければならないのです。事実上、あなたの頭は、何かを達成するために、以下の5つのステップを上ります。

  • 目的と原則を定義する
  • 結果を思い描く
  • ブレーンストーミングをする
  • 整理する
  • 次の行動を明らかにする
p.84

「なぜ?」について考えることの価値

  • それは、成功を定義する
  • それは、意思決定の基準を創造する
  • それは、資源や手段を統合する
  • それは、やる気を起こさせる
  • それは、焦点を明らかにする
  • それは、選択肢を広げる

p.94